Makale Özeti

Bu makalenin önceki bölümünde detayları ile "Scrum" proje yönetim metodolojisine değinilmişti. Bu makalede "Microsoft Project"in "Scrum" için geliştirilmiş olan "Solution Starter"ın kurulumu ve kullanımı ile ilgili detaylı bilgiler verilecektir.

Makale

Scrum ve Microsoft Project 2003 – Bölüm 02


Bu makalenin önceki bölümünde detayları ile "Scrum" proje yönetim metodolojisine değinilmişti. Bu makalede "Microsoft Project"in "Scrum" için geliştirilmiş olan "Solution Starter"ın kurulumu ve kullanımı ile ilgili detaylı bilgiler verilecektir.

Giriş

"Scrum", kısa döngüler ile çıktı üretme ve sürekli iyileştirme felsefesi üzerine oturan “çevik" proje yönetimi uygulamalarından biridir. Kapsam perspektifinden bakıldığında yüksek seviyede belirsizlik arzeden projelerde son yıllarda yoğun biçimde uygulanan ve başarılı sonuçlar üreten bir tür metololidir. "Scrum Solution Starter", "Microsoft Project"in özellik kümesini genişleterek proje yöneticilerinin Scrum’a özel süreçleri "Microsoft Project" içerisinden yönetmesine olanak verir. "Scrum Solution Starter", "Product Backlog" ve "Sprint Backlog" için tasarlanmış bir adet "Microsoft Project" şablonu içerir. Bunun yanında proje verilerinin raporlama amacıyla "Microsoft Excel"e gönderilmesini sağlayan bir "COM" eklentisinin (Add-in) kodlarını barındırır. "Scrum Solution Starter"ın genel süreçleri ve mimarisi aşağıdaki şekilde görülmektedir.


Resim 1 : "Scrum Solution Starter"ın Mimarisi ve İşakışı

"Scrum" şablonunu ve COM eklentisini kullanabilmek için "Microsoft Project Server" kullanıyor olmanız gerekmez. Sadece "Microsoft Project"in Professional" veya "Standard" sürümünün istemcide bulunması yeterlidir.

"Scrum"ın "Microsoft Project" Dahilinde Yönetimi İle İlgili Senaryolar

"Backlog"ların Yönetimi
"Scrum" projesindeki yönetimsel işlerini "Excel" ile takip eden ve "Microsoft Project" ile ilgili fazla tecrübesi olmayan bir proje yöneticisi (scrum master) düşünelim. Sözkonusu proje yöneticisi "Scrum Solution Starter"ı Internet’ten indirdikten sonra, “Scrum.mpt" şablonunu "Microsoft Project Professional 2003" ile açar ve buradaki alanlar ve değer üzerinde denemeler yapar. Yirmi dakikalık bir çalışmanın sonucunda, "Excel"de duran yönetimsel bilgilerini kopyalar ve "Microsoft Project 2003" ile açmış olduğu şablona yapıştırır. İş isimlerini, tarihleri, öncelikleri, iş ile ilgili atanan takım üyelerini, yapılan işleri, kalan işleri ve balantıları formatlar ve bazı yeni özel alanlar ekler.

Proje yöneticisi daha sonra belirli "sprint"leri kategorize etmek için özet işlemleri kullanır, ilişkileri tanımlar, kalan iş parçacıkları ile ilgili kalan çalışmaları girer.

Grafiklerin Oluşturulması
Proje yöneticisi günlük "Scrum" toplantısında takım arkadaşlarına yeni "Scrum" Grafik Üreticisini göstermek ister. "Scrum" proje planını "Microsoft Project 2003" içerisinde güncellerken, grafik raporlarını "Excel"de görmek istemektedir. Proje yöneticisi bunun için COM eklentisini "Microsoft Project"in araç-çubuğuna ekler ve "Excel"de otomatik olarak "burn-down" grafiği çıkaran sihirbazı çalıştırır. Oluşan "burn-down" grafiği isterse diskine kaydedebilir, isterse "Microsoft SharePoint Portal" sitesine yayınlayabilir. Bundan sonra da, ilgili bağlantıyı "Scrum" toplantısı öncesinde e-posta ile takım arkadaşlarına gönderir.

Takım Üyelerinin Günlük Güncellemeleri
Proje yöneticisi takım arkadaşlarının kalan işleri ile ilgili bilgileri günlük olarak raporlamaları için artık "Microsoft Project Server 2003"ü kullanabileceklerine karar verir. Şirketinin sistem ekibinden "Project Server"ın kurulmasını ister. Kurulum ardından "Microsoft Office Project Web Access" kullanarak "Scrum" projelerini sunucuya yükler. Her takım üyesinin erişebileceği bilgileri ayarlamak için gerekli güvenlik tanımlarını ve düzenlemelerini yapar. Bu noktada tüm takım üyeleri sunucuya erişerek günlük aktivite raporlarını sisteme gönderebilir konuma gelirler.

"Scrum Solution Starter" İçin Sistem İhtiyaçları

"Scrum Solution Starter", "Microsoft Windows 2000 with Service Pack 3", "Microsoft Windows Server 2003" ve "Microsoft Windows XP + Service Pack 1 veya 2" işletim sistemleri üzerinde çalışabilir. "Scrum Solution Starter" "Microsoft Office Project Professional 2003 + Service Pack 1", "Microsoft Office Project Standard 2003", "Microsoft Office Project Web Access 2003", "Microsoft Office Project Server 2003" ve "Microsoft Office Excel 5.0" ile çalışabilir. Bunların yanında COM eklentisini derlemek için "Microosoft Visual Basic 6.0"a ihtiyaç vardır.

"Scrum Solution Starter"ın Kurulumu ve Kullanımı

Aşağıdaki tabloda "Scrum Solution Starter" içerisindeki dosyalar listelenmiştir. Burada önce COM eklentisini derlemeni ve derlediğiniz eklentiyi "Microsoft Project" kullanıcılarına yüklemeniz gerekmektedir.
ReadMe.htm "Scrum Solution Starter" ile ilgili genel bilgileri barıdırır
Scrum.mpt "Scrum" Proje Şablonu
Scrum.vbp
Scrum.vbw
AnalyzeTimescaledData.vbw
COM eklentisi için "Visual Basic" dosyaları
modSharedCode.bas "Visual Basic" Kod Modülü
frm(1..5).frm
frm(1..5).frx
"Visual Basic" formu ve form kaynak dosyaları
dsr*
anlyzts.res
"Visual Basic" tasarım ve kaynak dosyaları


"Scrum Solution Starter"ı üzerinde "Microsoft Project Professional" veya "Microsoft Project Standard" yüklü tüm makinelere indirmeniz ve kurmanız gerekmektedir. Varsayılan kurulum dizini şudur:

< Yerel_Dizin>:\Program Files\Microsoft Office 2003 SDKs\Microsoft Office Project 2003 SDK\Solution Starters\Scrum

İndirdiğiniz dosyayı kurduktan sonra, COM eklentisini derleyerek, ilgili makineye kurmanız gerekmeketedir. Bunun için daha önce de değinildiği üzere "Microsoft Visual Basic 6.0" + Service Pack 5 veya 6’nın derleme yapılacak makinede kurulu olması gerekmektedir.

"Microsoft Project" Kullanıcıları için COM Eklentisinin Derlenmesi:
  1. “Scrum.vbp" dosyasını “Visual Basic 6.0" ile açın.
  2. "Visual Basic" penceresinde, "Microsoft Project" ana menüsünden "References" alt menüsünü seçin.
  3. Açılan "References – Scrum.vbp" penceresinde, eğer makinenizde "Microsoft Project 2003" istemcisi ve "Visual Basic For Applications" kurulu ise, liste alanında "Visual Basic for Applications", "Visual Basic Runtime Objects and Procedures", "OLE Automation", "Microsoft Add-In Designer", "Microsoft Office 11.0 Object Library", "Microsoft Project 11.0 Object Library"kod kütüphaneleri isimlerinin seçili olduğunu görebilirsiniz:
  4. Eğer "Microsoft Office" ve "Microsoft Office For Applications" referanslarına erişilemiyorsa, makinenize "Project Standard 2003" veya "Project Professional 2003" kurmanız gerekmektedir. Diğer bir seçenek de, "Microsoft Office" ve "Microsoft Project" kütüphanelerini sözkonusu uygulamaların kurulu olduğu bir bilgisayardan kendi bilgisayarınıza kopyalamaktır.
  5. Referanslar ile ilgili olası problemleri giderdikten sonra, "Visual Basic" penceresinde "File" ana menüsü altındaki “Make Scrum.dll" alt menüsünü tıklayınız. Bu işlemle COM eklentisi derlenecek ve Scrum.dll dosyası oluşacaktır.
  6. Derleme işlemini tamamlayınca, Visual Basic penceresini kapatabilirsiniz.

COM Eklentisinin Microsoft Project Kullanıcısına Kurulması
  1. İstemci bilgisayarda kurulu olan Microsoft Project’i açın
  2. Microsoft Project penceresinde “Tools" ana menüsü altında “COM Add-ins" seçeneğini göremiyorsanız; aşağıdaki adımları takip ediniz:
    2.1 Microsoft Project penceresinde Tools ana menüsünde, “Customize" altındaki “Toolbars" seçeneğini tıklayın.
    2.2 Açılan “Customize" penceresinde, “Commands" sekmesindeki “Categories" alanından “Tools" liste elemanını seçin.
    2.3 Sekmenin sağ tarafındaki Commands liste alanında, COM Add-Ins liste elemanını bulun. Bu liste elemanını sürükleyerek, Microsoft Project penceresinde Tools ana menüsü üzerine getirin. “Tools" ana menüsünün alt menüleri açıldığında COM Add-Ins’i alt menüler arasında uygun gördüğünüz bir yere bırakın.
    2.4 Customize penceresinde “Close (Kapat)" butonuna basın.
  3. Microsoft Project penceresinde Tools ana menüsü altındaki, “COM Add-Ins" alt menüsünü tıklayın.
  4. Erişilebilir eklentiler listesi açılacaktır. Bu noktada aşağıdaki adımları takip edin:
    4.1 “Analyze Scrum Data in Excel" yanındaki kutucuğu seçili hale geitirin.
    4.2 Eğer bu eklenti listede yoksa, “Add (Ekle)" butonuna basın ve açılan pencereden derlemiş olduğunuz eklentinin buluınduğu dizine giderek, eklenti kütüphanesini seçin ve “OK (Tamam)" butonuna basın.
  5. Bir eklentiyibellekten çıkarmak için, eklentinin ismini COM Add-Ins listesinden eklentiyi bulup, yanındaki kutucuğu seçilimemiş hale getirebilirsiniz.
  6. Eklentiyi listeden ve bellekten çıkarmak isterseniz, eklenti üzerine tıklayarak, etkinleşen “Remove (Sil)" butonuna tıklayın.

Scrum analizi için COM Eklentisinin Kullanılması
  1. Scrum.mpt şablonunu Microsoft Project istemciniz üzerinde açın.
  2. Microsoft Project’in “View" ana menüsünden Gantt Chart seçeneğini tıklayın.
  3. Eğer sadece belirli işlemleri Excel’e aktarmak ve analiz etmek istiyosanız, sadece o işlemleri seçin; tüm projeyi analiz etmek için seçim yapmanız gerekmiyor.
  4. Microsoft Project penceresinde, “View" ana menüsünde, “Toolbars" alt menüsü altındaki “Analysis" şeçeneğini tıklayın. Bu işlem Microsoft Project araç çubuklarına “Analysis" araç çubuğunu ekleyecektir.
  5. Scrum Sihirbazını başlatmak için “Analysis" araç çubuğundan, “Analyze Scrum Data in Excel" butonuna basın. Aşağıda görülen Scrum Sihirbazı açılacaktır.


Resim 2 : Scrum Sihirbazı COM Eklentisi

  6. Yukarıda görülen sihirbazın ilk adımında uygun seçeneği tıklayarak “Next" butonuna basın. İkinci adımdaki, “Available fields (Erişilebilir Veri Alanları)" listesinden, Excel’e aktarmak istediğiniz veri alanlarını seçin. Varsayılan durumda “Fields To Export (Aktarılacak Veri Alanları)" alanında “Cumulative Actual Work", “Cumulative Work" ve “Remaining Work" alanları buluınmaktadır. Dilerseniz bu alanları listeden çıkarabilirsiniz. Genelde, veri alanı denildiğinde bir sayfadaki bir hücre veya bir grafik dahilinde bir işlem, bir kaynak veya bir görev ile ilişkili tutulan belirli tipteki bir bilgi ifade edilmeye çalışılır. Örneğin bir sayfada her sütun bir veri alanıdır.
  7. Sihirbazın 3. adımında, veri aralıklarını ve zaman birimini (gün, hafta, ay, çeyrek yıl veya yıl) belirlemeniz gerekmektedir.
  8. Sihirbazın 4. adımında, zaman bazlı veriyi Excel de grafiğe dökebilirsiniz.
  9. Sihirbazın 5. adımında, sihirbaz veriyi Excel’e aktarır, Excel uygulamasını açar ve sizin seçtiğiniz kriterler doğrultusunda oluşan grafiği size gösterir. Aşağıdaki resimde, bir Scrum projesinin tamamının Scrum Burn-Down grafiği görülmektedir.


Resim 3 : Scrum BurnDown Raporu

Project Web Access Kullanarak "Scrum Solution Starter"’ın Kurulması
Eğer proje yönetimi için Microsoft Project Server kullanıyorsanız, Scrum analizleri için proje takım üyelerinin görevleri ile ilgili yaptıkları çalışmaları Project Web Access kullanarak sisteme girmelerini sağlayabilirsiniz. Bunun için aşağıdaki adımları takip ediniz:

  1. Microsoft Project Professional’ı açın ve Project Server sunucusuna bağlanın.
  2. Microsoft Project Professional penceresinde “Tools" ana menüsü altından, “Customize" alt menüsü altındaki “Published Fields" seçeneğini seçin.
  3. Açılan “Customize Published Fields" penceresinde, proje üyelerinin görevleri hakkındaki gelişmeleri raporlarken kullandıkları yöntemi “Actual Work Done" ve “Work Remaining" olarak seçtikten sonra “Set as Default" seçeneğini seçin. Eğer seçenek kontrolleri seçilemez kılınmışlarsa, Project Server yöneticisinin Project Web Access için varsayılan zaman periyodu değerini ve proje izleme ayarlarını değiştirmesi gerekmektedir. Bu işlem “Project Web Access" üzerinde, “Admin" bölümünde “Customize Project Web Access" seçeneği altındaki Traccing Settings panelinden yapılabilmektedir.
  4. Scrum.mpt proje şablonunu açın ve açılan yeni projeyi Project Server üzerine yayınlayın. Ana penceredeki “Collaborate" ana menüsünden, önce Publish ardından All Information seçeneğini tıklayın. Eğer Scrum şablonunuzdaki temel alınacak takvim tipi veya para birimi ana kurumsal şablonunuzdan farklı ise bir uyarı penceresi açılacaktır. Eğer böyle bir pencere açılırsa, kurumsal takvim tipinizi kabul edin ve uygun görülen para biriminin güncellenmesine izin verin. Böyle bir uyarıyı aynı zamanda Scrum projenizi Project Server’a yayınlamaya çalışırken de alabilirsiniz. Bu durumda koruma altındaki proje özelliklerini senkronize etmeniz gerekemktedir.
  5. Proje takımının “Project Server"ın kendilerine atanmış görevleri görebilmeleri ve üzerinde çalıştıkları görevler ile ilgili durumu güncelleyebilmelerine olanak sağlayan hak tanımlarını Project Web Access üzerinde ayarlamanız gerekmektedir.
  6. Proje sürecinde takım üyeleri zaman planı ve görevler üzerinde değişiklik ve güncellemeler yaparlar. Proje yöneticisi de Project Web Access ile sisteme bağlanarak “Updates" butonuna basarak, takım üyelerinin son güncellemelerini görür ve bu çalışmaları onaylar veya reddeder.
  7. Onaylama işlemi ile Project Web Access hem görevi yerine getiren takım üyesine hem de proje paydaşlarına e-posta ile bilgilendirme mesajı geçer.

"Scrum Solution Starter"’ın Genişletilmesi
"Scrum Solution Starter" dahilinde, Scrum proje verilerinin Excel’e aktarılmasına yarayan COM eklentisi ile ilgili kodları barındıran bir Visual Basic projesi bulunmaktadır. Siz bu projeyi bir şablon olarak ele alarak, kodlar üzerinde değişiklik yapıp kendi özgün COM eklentinizi geliştirebilirsiniz.

Eğer Microsoft Project 2000 versiyonunu kullanıyorsanız, COM eklentisi üzerindeki kodları değiştirmek için Microsoft Project 2002 SDK: Analyze Time-scaled Data in Excel adresinden kodları bilgisayarınıza indirerek çalışabilirsiniz. Sözkonusu kodlar üzerinde metin değişikliklerinin ötesinde, Excel aktarımında “Remaining Work" ve “Cumulative Actual Work" alanlarının grafikler üzerinde düzgün biçimde oluştrulmasını sağlayacak değişiklikleri yapabilirsiniz. “Remaining Work" ve “Cumulative Actual Work" Microsoft Project 2003 dahilinde zaman ile ilişkilendirilmiş alanlar olarak tanımlı değildir. Bu nedenle yeni eklenti mimarisi bu değerlerin otomatik olarak hesaplanmasına olanak vermektedir. “Cumulative Actual Work" değeri seçili görevler altındaki herbir “Actua Work" alanının toplanması ile hesaplanmaktadır. Hergün için kalan işi ifade eden “Remaining Work" değeri ise “Cumulative Actual Work" değerinin “Cumulative Work" değerinden çıkararak hesaplanmaktadır.

COM Eklentisinde Hata Ayıklama Yapılması
COM Eklentisinin kodlarında hata ayıklama yapmak için ilgili projeyi Visual Basic IDE’si içerisinde açmanız gerekmektedir. Projeyi çalıştırdıktan sonra, Microsoft Project’i açarak, bu uygulamanın içerisinden COM eklentisini uyandırmanız gerekmektedir. Bu işlem için aşağıdaki adımları takip ediniz:

  1. COM Eklentisi projesini Visual Basic 6.0 IDE’si içerisinde açın.
  2. Kodun durdurulmasını istediğiniz satırlara uygun şekilde “breakpoint"ler ve “Stop" ifadeleri koyun ve istediğiniz değerleri “watch" penceresine ekleyin.
  3. Visual Basic 6.0 IDE’si “Run" ana menüsünden “Start with Full Compile" seçeneğini tıklayın. Bu komut projeyi derleyecektir. Derlemede hata oluştuysa uygun uyarılar size verilir, derleme hatası yoksa proje “run" moduna geçecektir.
  4. COM Eklentisi içerisinden uyandıracağınız Microsoft Project 2003 uygulamasını açın.
    4.1 Eğer eklentinin eklenti yüklenme özelliğini “Startup" veya “Load at Next Startup Only" şeklinde ayarlamışsanız, eklenti siz uygulamayı çalıştırdığınız an otomatik olarak çalıştırılacaktır.
    4.2 Eğer eklentinin yüklenme özelliğini “None" veya “Load on Demand" şeklinde ayarlamışsanız, COM Eklentileri penceresini sizin açmanız ve oradaki listenin yanındaki çentik kutusunu işaretlemeniz gerekmektedir.
Eklenti Microsoft Project içerisinde yüklenirken “OnConnection" olayı tetiklenir. Bu noktadan sonra sizin Visual Basic IDE’si içerisinde çalışır durumda olan COM eklentisi projesinde yerleştirdiğini “breakpoint"lerin yerlerine göre proje hata ayıklama moduna geçecektir.

Scrum Proje Şablonunun Fonksiyonel Özellikleri
Scrum.mpt proje şablonu Sprint için, üç adet özet görev grubu altında toplanmış örnek görevler barındırmaktadır. Örnek görevler şu alanlara sahiptir: Task Predecessor, Task Name, Hyperlink, Resource Names, Priority, Baseline Work, Work, Actual Work, Remaining Work, % Work Complete, Sprint #, Start, Finish, Duration.


Resim 4 : Project 2003’teki Scrum şablonunun Gantt görüntüsü

Scrum İçin COM Eklentisi
Scrum için geliştirilmiş olan COM Ekletisi, Scrum verilerinin Excel’e aktarılarak analiz edilebilmesini sağlamakl için Microsoft Project penceresindeki “Analysis" araç çubuğuna “Analyze Scrum Data in Excel" butonu eklemektedir. Bu butona basıldığında Scrum Sihirbazı açılmaktadır. Scrum Sihirbazında sırayla aşağıdaki işlemler yapılmaktadır:

  1. Görevlerin seçilmesi
    1.1 “Entire project" seçeneğini tüm projeyi analiz etmek istediğinizde seçiniz.
    1.2 “Currently Selected Tasks" seçeneğini sadece belirli bir Sprint’i incelemek istediğinizde seçiniz.
  2. Excel’e aktarılacak alanların seçilmesi
    2.1 “Remaining Work" alanını özellikle Scrum Burn-Down raporu oluşturmak istediğinizde seçiniz.
    2.2 “Cumulative Work" ve “Cumulative Actual Work" alanlarını Pseudo-Cumulative Akış Şeması oluşturmak istediğinizde seçiniz.
    2.3 “Actual Work", “Work" ve “Baseline" gibi Scrum ile ilgili diğer alanları gerekli duırumlarda aktarabilirsiniz. Burada “Baseline Work" alanının Scrum COM Eklentisi için, diğer Project 2003 şablonlarından farklı davranmaktadır. Bu farklılık “Kümülatif Akış Şemasını" doğru biçimde oluşturmak için gerekmektedir.
  3. Tarih aralığı seçiniz:
    3.1 Bu alanın varsayılan değeri, Scrum Burn-Down raporları genellikle günlük alındığından içerisinde bulunulan günün değerini gösterir.
    3.2 Eğer mevcut tarih, projenin bitiş tarihinden sonra ise, varsayılan değer projenin bitiş tarihi olarak gelmektedir.
    3.3 Varsayılan tarih birimi gündür. Ancak isterseniz haftalık, aylık veya yıllık grafikler de alabilirsiniz.
  4. Grafik seçimi opsiyoneldir.
  5. Verileri Excel’e aktarabilirsiniz.

Açılacak Excel dokümanında göreceğiniz grafik aşağıdaki resimdeki gibi olacaktır.


Resim 5 : Scrum Burn-Down Raporu

Sonuç

Bu makalede genel özellikleri ve kullanımı anlatılan, Microsoft Project için geliştirilmiş Scrum proje şablonu ve COM eklentisi, Microsoft Project 2003 ve Microsoft Project Server 2003 kullanarak, çevik bir proje yönetim metolojisi olan Scrum metodolojisine uygun şekilde projedeki görevleri ve işleri izleyebilmenizi sağlamaktadır. Scrum için geliştirilmiş olan COM eklentisi, Microsoft Project’deki Scrum verilerini Excel’e aktararak verileri analiz etmenizi ve grafik raporları oluşturabilmenizi sağlamaktadır.

Kaynak : msdn.microsoft.com