Makale Özeti

Günümüz iş dünyasında raporlama dendiğinde anlaşılan bir iş sürecinin durumunun ya da sonucunun, ilgili kişilere, önceden belirlenmiş bir biçimde, önceden belirlenmiş yöntemlerle bildirilmesi anlaşılır. Doğrusuda budur elbette. Ancak bu makalenin konusu teknik raporlamadan ziyade, iş hayatında üstlerin ve ilgili kişilerin bilgilendirilmesi olacak.

Makale

Günümüz iş dünyasında raporlama dendiğinde anlaşılan bir iş sürecinin durumunun ya da sonucunun, ilgili kişilere, önceden belirlenmiş bir biçimde, önceden belirlenmiş yöntemlerle bildirilmesi anlaşılır. Doğrusuda budur elbette. Ancak bu makalenin konusu teknik raporlamadan ziyade, iş hayatında üstlerin ve ilgili kişilerin bilgilendirilmesi olacak.

İş hayatında hepimiz belirli kişi ya da kurumlara karşı sorumluluk taşırız. Özel şirketlerde üstlerimiz vardır. En üstteysek işletmenin ortakları vardır. Halka açık şirketse çok daha geniş bir kitleye karşı sorumluluk taşırız. Devlet kurumlarında da en alttan en üste doğru ilerleyen bir sorumluluk zinciri olmakla birlikte, en üst noktaya gelindiğinde halka karşı bir sorumluluk vardır. Dolayısıyla bu sorumluluk zincirini en üst basamağı olmayan bir piramit yapısı olarak kabul etmektense, bir çember olarak görmek daha doğrudur diye düşünüyorum.

Peki ister özel bir işletmede çalışalım, ister devlet kurumunda. Raporlama dendiğinde ne anlamalıyız? Raporlamayı kime karşı yapmalıyız? Nasıl yapmalıyız? Sorumluluğumuz sadece raporlamak mıdır? Yoksa yaptığımız işin ve verdiğimiz raporların takipçisi olmak mıdır?

Bu güne kadar yazdığım 200 küsür makalenin hepsinde işe IT gözlüğüyle baktığımı farkettim. Bu makalede bu çerçevenin biraz dışına çıkmak istiyorum. Ancak elbette IT tarafında kazandığım deneyimlerin, iş dünyasına uyarlanabilirliğinden faydalanıyor olacağım.

Başarısızlığın Temel Nedenleri
Bir IT projesinde başarısızlığın en temel nedenlerini düşündüğümde aklıma gelen en önemli neden “zayıf iletişim” oluyor. Peki iletişim nasıl güçlü olur? Sürekli yazışmak ya da konuşmak, güçlü bir iletişim mekanizmasının varlığını mı gösterir? İletişimin sürekliliği ve yoğunluğu kadar, aktarılan bilginin kaliteside önemlidir. Sağlıklı bir iletişimin temel unsurlarını şu şekilde sağlayabiliriz;

  • Düzenli iletişim
  • Aktarılan bilginin kalitesi
  • Aktarılan bilginin anlaşılabilirliği

Çalışma arkadaşlarımızla belirli bir frekansta iletişim kuruyor olmak elbette önemlidir. Ancak iletişimin sıklığından çok, doğru zamanda iletişim kurmak ve paylaşılan bilginin kaliteli olmasını sağlamak önemlidir. Yapılan bir işin durumu hakkında bilgilendirme yaparken aktarılan bilginin kalitesi kadar önemli olan bir başka konu ise karşı tarafın anlamak için fazla zaman harcamasını gerektirmeyecek şekilde sunulmasıdır. İletişim gerektiğinde sözlü olabileceği gibi (sonradan mutlaka yazıya dökülmelidir), gerektiğinde bir email, gerektiğinde bir excel ya da word dosyası gerektiğinde ise daha gelişmiş raporlama araçları kullanılabilir.

Gerektiğinde Yardım İsteyebilmek Önemlidir
Bilginin paylaşımı sadece insanların iş süreçlerinden haberdar olmasını değil, olası problemleri öngörebilmesini ve müdahale edilmesi gereken noktaların belirlenebilmesini de sağlar. Türkiye’de içinde bulunduğum projelerde en sık gördüğüm sorunlardan biri, insanlarımızın yardım isteme konusundaki çekingenliğidir. Nedenleri bu makalenin konusu olmamakla birlikte bu çekingenlik, üst yönetim tarafından zamanında algılanamaması halinde iş süreçlerinin başarısızlığında ciddi rol oynar.

Bu noktada raporlamanın bir başka çeşidinden bahsetmiş oluyoruz. Günümüz iş dünyasında raporlama dediğimizde sadece bir iş sürecinin o anki durumu ya da gidişatı ile ilgili bilgilendirmeyi değil, olası risklerle ilgili bilgilendirmeyi de kastediyor olmalıyız. İleriye yönelik risklere karşı risk yönetim planları oluşturabilmemize olanak tanıdığı için bu raporlamanın değeri, çoğu durumda verilen durum raporlarından çok daha yüksektir.

Yazılı İletişim Önemlidir
Peki raporlama hangi platformda olmalıdır? Eminim şu cümleleri defalarca duymuşsunuzdur;

  • Ben söylemiştim
  • Biz size bunu şöyle anlatmıştık
  • Size nasıl olması gerektiğini x anlatmış olmalı
  • X size söylemedi mi?
  • Öyle mi konuşmuştuk? Unutmuşum!

Bu cümlelerin onlarca benzerini duymuşsunuzdur. Dikkat ederseniz hepsinin ortak özelliği “sözlü iletişim”e dayanmasıdır. Sözlü iletişim elbette önemlidir. Hatta bazı durumlarda iletilmesi gereken bilginin, yazıya dökülmesine zaman olmayabilir. Ancak bu, bu bilgi aktarımının daha sonra yazıya dökülmemiş olmasına bahane değil. Sözlü iletişimin yazıya dökülmesi, ‘sekreter işi’ olarak görülür genelde. Bu kesinlikle yanlış bir görüştür. Bu hem sizin, hem karşı tarafın korunması için son derece önemli bir iştir. Konuşulanların yazıya dökülmesi yukarıda bahsettiğim cümlelerin duyulmasını engelleyecek, yani iki tarafın birbirini doğru anlamasını garanti edecektir. Bununla birlikte gerekli durumlarda kendinizi ve kurumunuzu savunmanız için son derece güçlü bir dayanak olacaktır.

Savunmak?
Malesef evet. Ama işler sadece bizim ülkemizde böyle yürümüyor. Dünyanın hangi ülkesinde iş yaparsanız yapın, işler istendiği gibi gitmediği anda insanlar bir ‘suçlu’ arıyor. Hatta kendilerini bu suçlu arayışına o kadar kaptırıyor ki, ortadaki istenmeyen durumun düzeltilmesine harcamaları gereken değerli zamanı, birbirlerini suçlayarak geçiriyorlar. İşte bu noktada gereksiz tartışmalara bir son verebilmenin ve işin nasıl planlandığını, mutabakatın nasıl olduğunu ortaya koymanın en iyi yolu, iletişimi yazılı hale getirmektir. Bu ‘yazılı hal’, işin detaylarının tartışıldığı aşamalarda toplantı notları ve emailler, daha ileri aşamalarda proje planları ve emailler, daha ileri aşamalarda ise ilerleme raporları, emailler ve benzeri dokümanlar olacaktır. Elbette bu saydığım ‘yazılı hal’ler çeşitlendirilebilir.

Verileri Merkezileştirmek
İletişimi yazılı hale getirmek tek başına yeterli değildir. Verileri merkezileştirmek ve ihtiyaç duyan kişinin, ihtiyaç duyduğu veriye, ihtiyaç duyduğu anda, kolayca ulaşabilmesini sağlamak gerekir. Elbette bu bilgi merkezine erişim çeşitli yetkilendirmelerle olabilir. Ancak onlarca inbox’ta ve diskte toplanmış, binlerce email ve doküman arasından istenilen bilgiye ulaşmak, sözlü iletişimin egemen olduğu iş süreçlerinde doğru bilgiye ulaşmaya kıyasla sadece ‘biraz’ daha kolaydır.

Kurumlar, iş süreçlerinde oluşan bilgileri, doğru bir sınıflandırma ile, yüksek erişilebilirlik sağlayan ve iş süreçlerinin üyelerinin arama yapmasına olanak veren bir altyapı ile merkezileştirmelidirler.

Ve tekrar raporlamak
Uzun iş süreçlerinde isteyelim ya da istemeyelim çok miktarda veri oluşur. Bu veriler farklı kullanıcılar tarafından, farklı zamanlarda oluşturulur. Bu verilerin, gerekli zamanlarda özetlenerek, ilgili kişilerle paylaşılması gerekebilir. Örneğin bu bilgiler bir proje toplantısı öncesinde projenin durumu ile ilgili bilgiler kronolojik olarak toplanarak bir durum raporu oluşturulabilir. Ya da bir proje teklifi öncesinde, yapılan görüşmelerde ve analizlerde ortaya çıkan bilgiler derlenerek zaman, iş gücü ve maliyet hesaplaması yapılmasında kullanılabilir.

Bu yazılı iletişim mimarisi doğru tasarlandığı ve uygulandığı taktirde sadece sağlıklı bir iletişim ve raporlama mekanizması görevi görmekle kalmayacak, bize farklı iş süreçlerini kıyaslama ve iş süreçlerindeki hatalarımızı daha net görerek önlem alabilme imkanı verecektir.

Bu makalede kendi deneyimlerimden yola çıkarak, iş hayatında raporlama ve yazılı iletişimin önemine değinerek doğru bir yazılı iletişim mimarisinin nasıl olması gerektiğini ve doğru bir yazılı iletişim mimarisinin sağlayacağı faydaları vurgulamaya çalıştım. İdeal sistemi tasarlamak belki bir defada yapılabilecek bir şey değil ve belki her kurum için ideal sistemin özellikleri farklılık gösterecektir. Ancak temel özelliklerin ortak olacağı ve bu tür bir yapının ve çalışma modelinin oluşturulması için harcanacak zaman ve iş gücünün geri dönüşünün çok hızlı olacağını ve bu sürecin kuruma maliyetinin çok ötesinde bir getirisi olacağını öğrenmemiz gerekiyor. IT sektörü başta olmak üzere pek çok alanda çok büyük ve hızlı ilerlemeler kaydediyoruz. Bu büyüme sırasında, bazı alışkanlıklarımızdan vazgeçerek iş süreçlerimizi yeniden modellememiz gerektiğini, umarım olumsuz deneyimlerle karşılaşmadan farkedebilir ve harekete geçebiliriz.