Makale Özeti

AXAPTA’DA KULLANICILAR VE KULLANICI GRUPLARI...

Makale

AXAPTA YÖNETİM İŞLEMLERİ

AXAPTA’DA KULLANICILAR VE KULLANICI GRUPLARI

Axapta üzerinde kullanıcı tanımları, çalışacak her kullanıcının tanımlanması ve bu kullanıcının bağlı olacağı grubun tanımlanmasından oluşur. Her tanımlı kullanıcının bir gruba atanması zorunlu olduğu için kullanıcı gruplarını mutlaka tanımlamanız ve yetki seviyelerini belirlemeniz gerekmektedir.

Gerekli tanımları yapmadan önce kullanıcıların yetki seviyeleri, hangi modülleri kullanacağı, bu modüllerin hangi başlıklarında aktif olacağı gibi soruların cevapları verilmelidir. Özelliklede her kullanıcı bir gruba bağlı olmak zorunda olduğu için bu grupları önceden belirlemek gerekmektedir.

Örneğin satış ekibindeki kişiler için Satis isimli bir grup açılabilir.Ve bu gruba sadece satış modülünün yetkileri verilebilir. Ancak satış dediğinizde departmanda birçok farklı görevde kişi çalışabileceği için bunlarıda kendi içerisinde ayırmak gerekebilir. Satış siparişlerini giren kişiler, vergi ve iskonto oranlarını tanımlayan kişiler, rapor alan kişiler gibi sadece satış modülü için üç farklı grup oluşturulabilir.

Bu aşamaları geçtikden sonra, Axapta içerisindeki Yönetim menüsünden Kullanıcılar seçeneği ile gerekli tanımları yapabilirsiniz.

Axapta içerisinde Admin isimli her hakka sahip bir kullanıcı grubu bulunmaktadır. Bu grup kesinlikle silinemez ve yetkileri azaltılamaz. Yönetici yetkisi vermek istediğiniz kişileri bu gruba atayarak tanımlarını yapabilirsiniz.

Bir kullanıcı tanımlamak için temel olarak iki alanın mutlaka girilmesi gerekmektedir. Bu alanlar Kullanıcı Kodu ve Kullanıcı Adı alanlarıdır. Diğer bilgilerini tanımlamak için giriş ekranın sağında bulunan Kullanıcı Seçenekleri butonu yardımı ile diğer bilgilerin girişlerini yapabileceğiniz ekrana ulaşabilirsiniz. Burada kullanıcı şifresi, kullanım için tıklama, font gibi temel özellikler olduğu gibi, sistem yöneticisi tarafından takip edilebilecek özelliklerin tanımlanmasıda buradan yapılabilir. Bazı özel seçenekleri inceleyelim:

Etkinleştirilmiş:

Var olan kullanıcıyı silmek yerine pasif duruma getirmek istediğinizde kullanabilirsiniz. Varsayılan olarak, yeni bir kullanıcı açıldığında burası işaretli şekilde gelecektir.

Uygulama geliştirme tabı:

Başlangıç projesi: Tanımlı kullanıcı sisteme giriş yaptığı anda hangi proje karşısına çıkacaksa bu özellik tanımlanabilir. Önceki makalelerde anlatıldığı gibi tüm projelerin listesi gelir, eğer istenirse bir tanesi seçilebilir.

İzleme: Veritabanı hareketleri, yöntemler, istemci ve sunucu hareketleri, ActiveX hareketleri bu seçenekler işaretlenirse ilgili kullanıcı tarafından yapılabilir duruma gelir.

Gruplar tabı yardımı ile, gelen pencere içerisindeki grupların listesinden ilgili atamayı yapabilirsiniz.

Kullanıcı grubu yetkileri, Yönetim menüsü altındaki Kuruluş seçeneğinden, Kullanıcı Grupları ekranına ulaştığınızda gelen Yetkiler butonuna basarak gerekli hak atamalarını yapabilirsiniz.

Yetkiler ekranı, tüm modüllerin ve alt modüllerinin listesini verir. Checkbox’ları işaretleyerek hakları verip / kaldırabilirsiniz. Tamamen istediğiniz bölümlere erişimi kaldırabileceğiniz gibi, sadece okuma yapsın, sadece yeni kayıt yaratsın gibi yetki seviyelerine göre ayarlama yapabilirsiniz. Bir kullanıcı grubunu sadece bir modülde yetkilendirebileceğiniz gibi, birden fazla modülede yetki tanımlaması yapabilirsiniz.

VERİ IMPORT VE EXPORT

Axapta içerisinde excel’de hazırlanmış verileri aktarabilir veya aynı şekilde Axapta içerisindeki verileri excel ortamına çıkarabilirsiniz. Bunun için Axapta içerisinde yer alan şablonları kullanmanız gerekmektedir.

Şablon formatı işlemin başarılı olabilmesi için çok önemlidir. Oluşturulan her bir şablonun bir çalışma sayfası, Axapta içerisindeki bir tabloya denk düşmektedir.

Tablo içerisindeki alanlar ile Excel’de hazırlanan şablonun alanları aynı sırada olmalıdır. Sahaların veri tipleri ile şablonun veri tipi aynı formatta olmalıdır.

Tablo içerisinde bir dizi sahası var ise, bu saha şablonda;

         [ALAN adı]@[ELEMAN] şeklinde görünecektir. Örneğin Departman dizisi:

         Boyut@Departman, Boyut@Maliyet merkezi, Boyut@Amaç olarak görünecektir.

Şablon Oluşturmak

Şablon oluşturmak için Axapta içerisinde,

Yönetim à Periyodik işlemler à Veri ihracı / ithali à Excel stil sayfaları à Excel şablon sihirbazı

Menüsünü kullanabilirsiniz.

Karşınıza bir sihirbaz gelecektir. İlk soru olarak hangi işlemi yapacağınız yani var olan bir şablon ile mi yoksa yeni bir şablon yaratacağınızı sorar. Yeni bir Excel mali tablosu yaratın seçeneğinde,ikinci adımda excel dosyasının yaratılacağı yerini ve dosya adını soracaktır. Sonraki adımda hangi tablolar üzerinde işlem yapmak istediğinize dair tüm tabloların listelendiği bir pencere açıkacaktır. Eğer isterseniz pencerede yer alan seçenek ile tüm tabloları listeleyebileceğiniz gibi, sadece ana tablolarıda listeleyebilirsiniz. Sonraki adımda bu tablo / tabloların hangi sahalarını görüntülemek isteyip / istemediğinize dair pencere açılacaktır. Buradan istediğiniz sahaları pasif edebilirsiniz. Sonraki adımda, bu oluşturduğunuz exce dosyasına bir şifre verebilirsiniz.

İşlem tamamlandığında oluşturmuş olduğunuz excel dosyası otomatik olarak açılacaktır. Excel’deki sahalar üzerinde, her sahanın açıklamasıda aktarılmış olacaktır.

Veri ithali için:

Yönetim à Periyodik işlemler à Veri ihracı / ithali à Veri ithali seçeneğini kullanabilirsiniz. Bunun sonucunda bir sihirbaz devreye girecektir.

Veri ihracı için:

Yönetim à Periyodik işlemler à Veri ihracı / ithali à İhraç seçeneğini kullanabilirsiniz. Bunun sonucunda bir sihirbaz devreye girecektir.

Yeliz Korkmaz, MVP

yelizkorkmaz@tnn.net